Wechsel von orderbird zu eazypos. — dein kompletter Migrations-Plan

Warum Gastronomen wechseln

orderbird war jahrelang der Standard in der deutschen Gastronomie — und ist es für viele Betriebe immer noch. Wer wechselt, hat meistens einen konkreten Grund. In unseren Gesprächen mit potenziellen Kunden kommen drei Motive immer wieder:

• iPad-Lock-in ist zu teuer geworden. Mit iPad- Altgeräten, die nicht mehr updates bekommen, stehen viele Betriebe vor Hardware-Neuanschaffungen, obwohl Android-Tablets gleichwertige Leistung zum halben Preis bieten.
• Tap-to-Pay fehlt. Wer 2026 ein iPhone in der Tasche hat, möchte es auch als Kartenterminal nutzen. orderbird unterstützt das nicht nativ — Kartenzahlung läuft über externe Terminals von Adyen, Concardis, SumUp oder die orderbird-eigene Lösung.
• Preisstruktur intransparent. orderbird Basic liegt bei 49 €, Pro bei 69 € — aber mit Mindestlaufzeiten und Setup- Gebühren, die individuell ausgehandelt werden. Wer klare Preise sucht, wird müde.

Der 7-Tage-Migrations-Plan

Wir haben den Wechsel so aufgebaut, dass du keinen einzigen Umsatz-Tag verlierst. Parallelbetrieb heisst: die alte orderbird-Installation läuft weiter, während du bei uns einrichtest.

Tag 1 bis 2 — Artikel und Tische importieren

Du exportierst aus orderbird deine Artikel-Liste (Backoffice → Artikel → Export → CSV). Wir haben ein Import-Template, das genau zum orderbird-Export passt — inklusive Warengruppen, MwSt-Sätzen und Modifier-Gruppen. Typische Betriebsgröße (300 bis 800 Artikel) wird in einer Stunde importiert.

Tische sind meist schneller: du hast typischerweise drei bis fünf Räume mit je 10 bis 30 Tischen. Im grafischen Tischplan-Editor legst du sie in 30 Minuten neu an. Grundriss-Bilder aus deiner orderbird-Installation helfen als Vorlage.

Tag 3 — Mitarbeiter einladen

Im Backoffice legst du deine Mitarbeiter an — Name, E-Mail, Rolle, PIN. Wir schicken ihnen eine Einladung per Mail. Nach erstem Login haben sie Zugang zu App und gegebenenfalls Backoffice — je nach Rolle.

Falls dein Team bereits PINs gewohnt ist (orderbird nutzt vierstellige PINs): übertragbar, wir importieren sie aus dem Export. Niemand muss sich neue Zahlen merken.

Tag 4 bis 5 — Parallelbetrieb

Beide Systeme laufen parallel. Am Samstag und Sonntag bonierst du je eine Schicht testweise auf eazypos. — mit eingeschränktem Menü, damit du nicht überfordert wirst. Fehler oder Lücken erkennst du in dieser Phase. Wir sind per Slack oder Mail erreichbar.

Tag 6 — TSE-Umzug

Das ist der kritische Punkt. Zwei Optionen:

• Swissbit Cloud-TSE übernehmen. Wenn deine orderbird-Installation bereits eine Swissbit Cloud-TSE nutzt, können wir sie 1:1 übernehmen. Deine TSE-ID bleibt gleich, die Kette bleibt lückenlos, das Finanzamt sieht keinen Bruch.
• Neue TSE anlegen. Wenn du eine Hardware-TSE hast oder eine neue willst: wir legen eine Cloud-TSE an. Die alte orderbird-TSE wird am Go-Live-Tag stillgelegt, alle alten Daten bleiben im DSFinV-K-Archiv erhalten.

Tag 7 — Go-Live

Montag 00:00 Uhr wird eazypos. aktiv, orderbird wird stillgelegt. Die alten Daten bleiben in orderbird-Archiv, du hast weiterhin Zugang für Steuerberater-Rückfragen. Wir überwachen den ersten Tag hautnah — bei Fragen sind wir live erreichbar.

Was du nicht verlieren darfst

Bei einer Migration gibt es fünf kritische Punkte, bei denen Daten verloren gehen können:

1. DSFinV-K-Archiv der alten Installation. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre. Exportiere vor dem Go-Live den kompletten DSFinV-K-Datensatz aus orderbird und archiviere ihn sicher.
2. Kassenbuch und Bargeld-Buchungen. Das Kassenbuch der alten Installation muss ebenfalls archiviert werden. GoBD verlangt unveränderliche Zeilen.
3. Mitarbeiter-Historie. Arbeitszeiten, Trinkgeld- Verteilungen, Schicht-Daten müssen zugänglich bleiben — auch wenn der Mitarbeiter später kündigt.
4. Kundendaten. Stempelkarten, Wertgutscheine, B2B-Kunden — alles muss mit Bestand übertragen werden.
5. Reservierungen. Wenn du orderbird-Reservierungen nutzt: Export vor dem Umzug, Import in eazypos. Die nächsten 30 Tage müssen funktionieren.

Kostenvergleich über drei Jahre

Eine Beispielrechnung für einen Einzelbetrieb mit einer Kasse. Zahlen sind Richtwerte, individuelle Angebote können abweichen.

• orderbird Pro + Terminal: rund 69 €/Monat Software + 25 €/Monat Terminal-Miete + 149 € Setup einmalig = ca. 3 533 € in drei Jahren.
• eazypos. Standard + Tap-to-Pay: 49 €/Monat + 0 € Terminal + 0 € Setup = 1 764 € in drei Jahren.

Ersparnis: rund 1 770 € über drei Jahre. Bei Filialisten entsprechend mehr.

FAQ zum Wechsel

Muss ich meine Hardware austauschen? Nein. eazypos. läuft auf iPad, iPhone, Android-Phone, Android-Tablet, Sunmi-Terminal und Desktop. Wenn du bestehende iPads nutzt, kannst du sie behalten.

Was passiert mit meinen offenen Rechnungen am Umstellungs-Tag? Du schliesst die orderbird-Schicht ab, öffnest die eazypos.-Schicht. Offene Tische werden einmalig manuell übertragen — passiert typischerweise mittags, wenn wenig los ist.

Gibt es Hilfe beim Import? Ja. Im Standard-Tarif ist der Migrations-Support inklusive. Wir helfen beim Mapping, bei Fehlern und bei der TSE-Übernahme. Für Filialisten gibt es einen dedizierten Migrations-Call mit uns.